Samenwerking

Amp-up van uw volgende virtuele All Hands vergadering met deze 4 tips

Werken op afstand hoeft niet te betekenen dat de frequentie of kwaliteit van uw All Hands vergaderingen afneemt. Hier zijn enkele best practices voor het organiseren van een effectieve bijeenkomst voor virtuele medewerkers.

27 april 2020
Via
Angelique Parungao

Alle Hands meetings zijn een must-have voor elke organisatie, waardoor het hele personeel tijd heeft om zich te verzamelen en belangrijke bedrijfsbrede updates te ontvangen. Tegelijkertijd geeft het de medewerkers de kans om hun zorgen te uiten of vragen te stellen aan het senior management.

Nu steeds meer bedrijven overgaan op werken op afstand, is het gebruikelijk geworden om All Hands vergaderingen virtueel te organiseren. Met personeel dat verspreid is over verschillende locaties, zijn deze sessies belangrijker dan ooit voor het stroomlijnen van de communicatie, het stimuleren van transparantie en vertrouwen, en het versterken van de bedrijfscultuur. Hier zijn vier tips om uw All Hands vergadering te verbeteren en te zorgen voor een effectieve virtuele sessie voor uw externe medewerkers. 

1. 2. Onderhoud de menselijke verbinding met video

Medewerkers op afstand moeten een menselijke verbinding hebben om te voelen dat ze tot een gemeenschap behoren, zelfs als ze op afstand werken. Het gebruik van het videogesprek kan helpen om de afstand te overbruggen tijdens uw virtuele Alle Handen, waardoor de ervaring van het hebben van een on-site bijeenkomst digitaal kan worden gerepliceerd. Zorg ervoor dat u een platform gebruikt dat voor iedereen toegankelijk is en dat beschikbaar is op verschillende apparaten, zoals mobiel en desktop.

2. 2. Zorg ervoor dat iedereen er is

Vooral van cruciaal belang voor bedrijven met teams die over de hele wereld verspreid zijn, is het van vitaal belang dat iedereen deelneemt aan de All Hands vergadering, zodat niemand nieuwe informatie of updates mist. Daarvoor moet je ervoor zorgen dat je de sessie plant op het tijdstip dat voor iedereen het beste uitkomt. Als je eenmaal hebt besloten over de tijd en datum, stuur dan een bedrijfsbrede aankondiging om iedereen op de hoogte te brengen, en maak een agenda invite met een link naar je virtuele All Hands, zodat ze weten waar ze die dag heen moeten. 

3. 3. Zet engagement als topprioriteit

Hoewel dit een gelegenheid is voor u om bedrijfsupdates te geven, is een All Hands meeting ook een mogelijkheid voor uw medewerkers om hun zorgen te uiten of u vragen te stellen. Voorafgaand aan uw geplande vergadering kunt u uw medewerkers op afstand vragen om hun problemen in te sturen met behulp van een speciale discussiefunctie. U kunt ook gebruik maken van Q & A met peilingen waarin mensen hun vragen kunnen inzenden, en de rest kan stemmen als ze ook dezelfde gedachten of vragen hebben. Vraag uw medewerkers in de loop van de sessie of ze vragen hebben. Open de vloer voor hun verduidelijkingen of vragen en stimuleer het gebruik van de chatfunctie in de oproep om te voorkomen dat meerdere sprekers elkaar overlappen. 

4. 4. Stuur een recapitulatie aan het einde van de All Hands

Zoals bij alle vergaderingen is het essentieel om elke keer na een sessie een recapitulatie te sturen - hetzelfde geldt voor uw virtuele Alle Handen. Aan het einde van uw online bedrijfsbijeenkomst zorgt u ervoor dat u alle topspreekpunten, inclusief antwoorden op de vragen die tijdens de sessie zijn gesteld, opstuurt. U kunt ook alle recapitulaties in een gecentraliseerde e-library bewaren, zodat uw medewerkers op afstand ze op elk moment kunnen controleren. Dit kan de hele organisatie helpen om een oogje in het zeil te houden en iedereen verantwoordelijk te houden voor de voortgang van de discussies en de plannen die tijdens de vergadering aan de orde komen.


Het ware potentieel van uw organisatie ontsluiten

Vraag een consultatie en een demo aan met een van onze experts om te bespreken wat Eko voor uw bedrijf kan betekenen.

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief.

Dank u wel! Uw inzending is ontvangen!
Oeps! Er is iets misgegaan bij het indienen van het formulier.