Eko Handleiding

Hoe u projecten kunt aansturen met uw team op afstand door middel van Eko

Ondanks het feit dat teamgenoten verspreid zijn over verschillende locaties, kan Eko u op deze manier helpen om projecten net zo efficiënt en productief te beheren.

10 april 2020
Via
Angelique Parungao

Project management (PM) tools worden vandaag de dag snel een cruciaal onderdeel van lopende projecten en teams, ongeacht in welke sector u zich bevindt. Volgens PWC gebruikt 77% van alle hoogperformante projecten een soort projectmanagementsoftware. 

Uiteraard wordt zo'n tool nog noodzakelijker wanneer projecten of teams op afstand opereren - een werkstijl die steeds populairder wordt, nog voor de impact van de COVID-19-uitbraak. Het kan een uitdaging zijn om op de hoogte te blijven van alle bewegende delen van een project en tegelijkertijd te proberen de samenwerking en communicatie te stroomlijnen. Hier bij Eko begrijpen we dat een all-inclusive projectmanagementtool een enorm verschil kan maken voor het resultaat van het werk, maar ook voor de betrokkenheid van de medewerkers. Hier is te zien hoe onze functies in het spel komen: 


Gebruik Chats om snel verbinding te maken met het team 

Snelle communicatie is altijd een van de belangrijkste ingrediënten voor het succes van een project. De mogelijkheid om elkaar direct en dynamisch te bereiken zorgt ervoor dat uw team in real time kan coördineren en snel beslissingen kan nemen over projectgerelateerde actiepunten. Eko geeft u ook de mogelijkheid om specifieke onderwerpen binnen uw Chats te creëren om de discussie beter te organiseren en de traceerbaarheid van informatie voor latere raadpleging te verbeteren. 


Taken gebruiken om collega's verantwoordelijk te houden en de voortgang bij te houden

Alle projecten komen met veel bewegende delen, elk met hun eigen tijdlijnen en actiepunten. Gebruik Eko's Taken om u te helpen dit duidelijk uit te splitsen en beter te visualiseren wat er nodig is. Met deze functie kunt u eenvoudig verantwoordelijkheden delegeren aan elk teamlid met precieze vervaldatums, checklists en speciale chats voor elke taak. Door het gebruik van Taken heeft u een duidelijker beeld van hoe taken worden gedelegeerd, welke gebieden achterblijven of op schema liggen. Dit verhoogt niet alleen de verantwoordelijkheid voor de prestaties van elk teamlid, maar geeft ook inzicht in de verdeling van de werklast om stress en burnout te elimineren tijdens het werken aan het project. 


Samenwerken in real-time met behulp van Cards 

Een van de belangrijkste redenen waarom teams graag PM-tools gebruiken, is de mogelijkheid om makkelijker en effectiever samen te werken. Met Eko's Cards-functie kunt u virtuele whiteboards voor samenwerking maken die u kunt co-editen, checklists en bijlagen toevoegen, relevante teamleden inlussen, vervaldatums instellen en nog veel meer. Iedereen op de kaart heeft toegang om informatie te bewerken, afbeeldingen en bestanden toe te voegen en op de hoogte te blijven van de deadlines en projectprioriteit. Om de samenwerking verder te verbeteren, heeft deze functie ook een speciale chatfunctie, zodat u en uw team gemakkelijk kunnen discussiëren. 

Verbeter huddles en teamvergaderingen met videogesprekken 

Meestal is het sturen van berichten niet genoeg. Virtuele vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van PM op afstand, en het gebruik van Video Calls kan ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit als het gaat om de voortgang van uw project. Tijdens uw conferentiegesprekken kunt u gebruik maken van de showscreen-functionaliteit om dia's te presenteren of rapporten te tonen aan uw team, zodat iedereen op afstand gesynchroniseerd is. Tegelijkertijd helpt het menselijke aspect van dergelijke gesprekken om uw team dichter bij elkaar te brengen en de betrokkenheid te vergroten, aangezien elk teamlid op afstand werkt.


Centraliseer al uw documenten in de Bibliotheek  

Een andere uitdaging van projectmanagement op afstand is de mogelijkheid om eenvoudig bestanden te delen. Via Eko's Library kan uw team een gecentraliseerde opslagplaats creëren voor alle relevante documenten die essentieel zijn voor de uitvoering van het project. Deze digitale ruimte zorgt ervoor dat u alles op één plek heeft, waardoor het voor iedereen gemakkelijk is om ze bij te werken, zodat uw informatie up-to-date blijft naarmate uw project vordert.  


Het ware potentieel van uw organisatie ontsluiten

Vraag een consultatie en een demo aan met een van onze experts om te bespreken wat Eko voor uw bedrijf kan betekenen.

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief.

Dank u wel! Uw inzending is ontvangen!
Oeps! Er is iets misgegaan bij het indienen van het formulier.