Samenwerking

Beter vergaderen met virtuele samenwerkingstools

Wist u dat u de manier waarop u vergadert nog kunt verbeteren met behulp van virtuele samenwerkingstools? Hier zijn drie manieren waarop u het kunt doen

27 april 2020
Via
Darpan Keswani

Virtueel samenwerken is een efficiënt alternatief voor tijdrovende, persoonlijke ontmoetingen. Maar weinigen erkennen de waarde ervan, wat jammer is, want een derde van alle vergaderingen is niet productief.

Andere schokkende statistieken over vergaderingen:

  • Naar schatting gaat er elk jaar 37 miljard dollar verloren aan onproductieve vergaderingen.
  • Maar liefst 37% van de vergaderingen begint te laat, meestal omdat iemand die het bijwoonde te laat is.
  • 948 executs en managers zeggen dat 44,8% van de vergaderingen die zij bijwonen niets oplevert.

Gelukkig leven we in een tijdperk waarin we elkaar niet hoeven te ontmoeten om productief te werken, omdat virtuele samenwerkingstools ons kunnen helpen om verbinding te maken en het beste uit onze tijd op kantoor te halen.

Hieronder vindt u enkele virtuele samenwerkingstactieken die u helpen het aantal vergaderingen te verminderen, taken en projecten efficiënt uit te voeren en enkele best practices die u kunt gebruiken om het beste in uw medewerkers naar boven te halen in een virtuele omgeving.

Wat is virtuele samenwerking?

Virtueel samenwerken betekent samenwerken als een team met behulp van digitale tools. Oorspronkelijk werden deze applicaties en platforms gebruikt om te communiceren met remote en mobile-first works, maar nu worden ze gebruikt met interne teams in alle bedrijven en industrieën. Voorbeelden hiervan zijn communicatieplatforms, projectmanagementtools en digitale whiteboards.

Strategieën voor virtuele samenwerking

1. 1. Om vergaderingen te vervangen of te verminderen

Volgens voormalig hoogleraar aan de Drexel Universiteit, Robert Keidel, zijn er slechts drie redenen om een bijeenkomst te houden - zowel online als in persoon:

Het delen van informatie

Dit is een kans voor individuen met verschillende waarden, culturen en ideeën om hun ervaringen te delen.

Strategie: Overweeg om wat je gaat delen om te zetten in een e-mail, een blogbericht of een bericht in de groepschat. Door informatie in schriftelijke vorm te presenteren, kunnen mensen lezen wat voor hen relevant is, waar nodig opmerkingen maken en de 'witte ruis' eruit filteren.

Sessies voor het delen van informatie worden vaak gedetailleerd, waardoor de mensen zich in een bepaalde zone bevinden en hun concentratie verliezen. Door het sturen van een schriftelijke update krijgen mensen alle waardevolle informatie op één plek die ze kunnen herzien en opnieuw kunnen bekijken als het hen uitkomt.

Beslissingen nemen

"Een besluitvormingsbijeenkomst geeft richting aan de organisatie of eenheid. Het onderwerp van zo'n bijeenkomst kan variëren van het formuleren van een strategie tot het tactisch oplossen van problemen", legt Keidel uit.

Strategie: Studies tonen aan dat grotere ontmoetingen sociale lanterfanten veroorzaken, een fenomeen waarbij mensen niet zo veel moeite doen om een probleem op te lossen als wanneer ze dat in hun eentje zouden doen.

Overweeg om de vergadering om te zetten in een taak met een deadline ("Bekijk deze projecttijdlijn voor donderdag 16.00 uur"). Dit helpt de teamleden om uw verzoek te prioriteren en hun volledige aandacht te geven wanneer ze zich het meest geïnspireerd voelen.

Als extra bonus helpt het omzetten van vergaderingen in taken de introverte mensen zich ook beter te voelen bij het delen van hun ideeën.

Teambuilding

Een teambuildingsbijeenkomst heeft te maken met het ontwikkelen van capaciteiten, het ontwikkelen van banden en daarmee van de organisatiecultuur als collectief.

Strategie: Virtuele samenwerking kan niet volledig in de plaats komen van teambuildingactiviteiten en -vergaderingen, maar kan wel helpen bij sommige aspecten ervan, met name bij het opbouwen van interpersoonlijke banden.

Hier is een diepgaand artikel dat we hebben geschreven over het ontwikkelen van sterkere banden met uw team door middel van communicatieplatforms.

2. 2. Actie ondernemen

Wanneer u gebruik maakt van virtuele samenwerking, kunt u overwegen om expliciete to-do lijsten te hebben in uw gedeelde werkruimtes of projectmanagementprogramma's.

Strategie: Virtuele workspaces zijn een geweldige plek om dingen gedaan te krijgen, omdat het gemakkelijk is om taken op uw project management tools en gedeelde workspaces bij te houden.

Zorg er echter voor dat er een cultuur van verantwoordingsplicht ontstaat rond opdrachten en deadlines. Als u niet vermeldt wanneer een deadline wordt gemist, kunnen de teams ervan uitgaan dat dit de norm is en dat de projecten kunnen mislukken. Er zijn verschillende manieren om uw medewerkers eraan te herinneren, door middel van videoconferenties, een snel telefoontje of een bericht in een chatroom - functies die in de meeste communicatieplatforms van vandaag zijn ingebouwd.

3. 3. Beste praktijken

Samenwerkingshulpmiddelen en -functies zijn slechts een onderdeel van het houden van virtuele vergaderingen, maar om het beste in uw medewerkers naar boven te halen en de procedures te standaardiseren, kunt u overwegen om overeenstemming te bereiken over belangrijke richtlijnen.

Voorbeeldrichtlijnen:

  • Taal: Als u een videoconferentie of een telefoongesprek houdt, is het gemakkelijk om onbedoeld afwijzend of abrupt te zijn omdat uw team niet voor u staat. Zorg ervoor dat ongevoelig of kleinerend taalgebruik niet wordt getolereerd.
  • Taken toewijzen: Een van de redenen waarom vergaderingen niet effectief zijn, is omdat het ontbreekt aan duidelijke actiepunten. Als een vergadering eindigt, zorg er dan voor dat u de bijbehorende taak aan de juiste persoon toewijst, zodat de virtuele samenwerking wordt beëindigd met een plan.

Strategie: Maak een 'Best Practices'-document aan en deel het met uw team in de chatroom elke keer dat u een vergadering houdt. Het herlezen van het document helpt het idee te versterken en stelt de deelnemers in staat om meer aandacht te hebben voor wat ze zeggen of doen.

Samenvattend

Virtuele samenwerking is nu van toepassing op uw interne en externe teams. De talrijke functies kunnen de deelnemers helpen tijd en moeite te besparen en uw vergadering op een productieve en efficiënte manier te structureren. De strategieën die we hebben uitgewerkt zijn een goed uitgangspunt, maar om de virtuele samenwerkingstools volledig te benutten, moet u beoordelen wat voor uw team en bedrijf werkt en zich zo nodig aanpassen!

Het ware potentieel van uw organisatie ontsluiten

Vraag een consultatie en een demo aan met een van onze experts om te bespreken wat Eko voor uw bedrijf kan betekenen.

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief.

Dank u wel! Uw inzending is ontvangen!
Oeps! Er is iets misgegaan bij het indienen van het formulier.