Communicatie

Waar staan de e-mails in 2020?

Kun je nog steeds vertrouwen op e-mails in deze tijd? We wegen af op de communicatie-uitdagingen, maar ook op de oplossingen en beste alternatieven voor dit populaire communicatiemiddel voor de werkplek.

14 augustus 2020
Via
Darpan Keswani

Met 124,5 miljard verzonden zakelijke e-mails per jaar is overbelasting van informatie een reëel probleem voor organisaties. Werknemers kunnen de juiste gegevens niet vinden wanneer ze die nodig hebben, en essentiële e-mails die u verstuurt, kunnen verloren gaan, worden verwijderd of worden vergeten.

Het gebruik van e-mail met uw frontliniepersoneel brengt een nieuwe reeks uitdagingen met zich mee. Uitdagingen die u kunt vermijden door de manier waarop u communiceert te veranderen.

"E-mails zijn een belangrijk onderdeel van mijn werkdag."

Dat is eerlijk, e-mails kunnen worden gebruikt om vergaderingen te plannen, informatie door te sturen en te praten met leveranciers en klanten.

"Waarom zou ik dan afzien van e-mails?"

Uit een recente studie van Pew blijkt dat de nieuwste generatie werknemers (GenZ) de voorkeur geeft aan berichten en sms'jes boven e-mail.

Uit een ander onderzoek bleek dat een derde van de Amerikaanse werknemers een bedrijf verlaat wanneer de technologie het werk belemmert.

Weggaan van e-mail kan u helpen om toptalent aan te trekken en te behouden, maar ook om andere nadelen te vermijden:

Het komt met een verborgen kosten

Uit een studie van Carleton University bleek dat werknemers 11,5 uur of een derde van hun tijd per week besteden aan het beantwoorden van e-mails.

Moreso, zodra een werknemer een e-mail opent, duurt het 16 minuten om zijn werk te hervatten. Ervan uitgaande dat 10 van de 120 e-mails een reactie vereisen, is dat bijna 3 uur per dag verloren met het heroriënteren.

Het is niet altijd toegankelijk

70% van het personeel in de detailhandel, de gezondheidszorg of de bouwsector controleert hun e-mail niet veel op het werk. Dus als u een kritische update of beleidswijziging stuurt, kunnen uw werknemers die missen.

Het beïnvloedt de efficiëntie

Het zoeken naar die ene e-mail om een antwoord te vinden is frustrerend voor uw medewerkers. Uit het onderzoek van de Service Council is gebleken dat "de tijd die besteed wordt aan het zoeken naar informatie" het grootste obstakel is voor het personeel op de werkplek.

Het beperkt de samenwerking

Wanneer u e-mails doorstuurt, moet de ontvanger door een ongestructureerde keten gaan om ter zake te komen. Hoe langer de e-mail, hoe moeilijker het is om het gesprek te volgen.

Het vermindert de betrokkenheid

E-mail voelt formeel aan, dus uw personeel zou kunnen aarzelen om uw feedback te vragen, of te reageren op uw suggesties door middel van het.

Deze kwestie is vooral relevant voor industrieën met een lage betrokkenheid van het personeel, zoals de gezondheidszorg, de industrie en de horeca.

Het is afhankelijk van de tekst.

Het sociale-media-tijdperk betekent dat het personeel informatie opneemt met behulp van woorden, foto's en video's. Door het sms-zware karakter van e-mail wordt de manier waarop u de boodschap wilt overbrengen beperkt.

U kunt bijlagen toevoegen, maar de meeste diensten zoals Gmail, Outlook en Yahoo! hebben een limiet aan de bestandsgrootte die u kunt verzenden.

Het heeft een permanent record

Als u gevoelige informatie naar het verkeerde e-mailadres stuurt, kunt u het bericht niet verwijderen, waardoor u het risico loopt dat het bericht niet wordt nageleefd of dat de vertrouwelijkheid in het gedrang komt.

"Wat moet ik nu doen?"

Er zijn twee routes die u kunt nemen: uw e-mail optimaliseren of vervangen.

Optimalisatietechnieken kunnen het aantal e-mails over inboxen tot op zekere hoogte beperken.

E-mailoptimalisatie # 1: Gezonde e-mailgewoontes creëren

Wanneer werknemers hun e-mail na het werk voortdurend in de gaten houden, missen ze essentiële stilstandtijd die hun hersenen nodig hebben. - Maura Thomas, Auteur, Persoonlijke Productiviteit Geheimen

Gebruik deze lijst van best practices om een gezonde e-mailcultuur in uw bedrijf te creëren:

Onthoudt u van communicatie na sluitingstijd - Vynamic, een zorgadviesbureau in Philadelphia noemt dit "zmail", waarbij e-mail wordt ontmoedigd tussen 22.00 en 7.00 uur doordeweeks, en de hele dag in het weekeinde.

Check in chunks - Vraag medewerkers om twee keer per dag hun e-mails te checken, dan kunnen ze zich langer op hun werk concentreren. Stimuleer telefoontjes voor dringende zaken.

Overweeg het waarom - Is de e-mail die u verstuurt belangrijk of een 'just in case' bericht? Als het laatste het geval is, praat dan met uw medewerkers.

E-mailoptimalisatie # 2: Gebruik 'e-mail management' tools

Time Trackers (Toggl, Clockify) laten gebruikers zien hoeveel tijd ze doorbrengen in hun inboxen. Zodra medewerkers zich realiseren dat e-mails hun werkdag in beslag nemen, zullen ze meer aandacht besteden aan het opzij zetten van tijd voor diepgaand werk.

E-mail CRM (Zoho, Salesforce) helpt gebruikers om alle informatie te centraliseren en te organiseren op één dashboard, waardoor ze minder tijd kwijt zijn aan het schakelen tussen hun inbox en het CRM.

Vervanging per e-mail: Intern communicatieplatform

De meeste bekende consumentenchatapps zijn mobiele-eerst en intuïtief, dus het is het beste om een soortgelijke tool op het werk te implementeren. Een intern communicatieplatform zoals Eko past bij de factuur en stelt bedrijven in staat om dat te doen:

Stimuleer samenwerking

Chats, spraak- en videogesprekken stimuleren de betrokkenheid van de werknemers en vergemakkelijken de feedback.

Structuur van de communicatie

Onderwerpen zijn threaded chats die het gemakkelijk maken voor uw personeel om gesprekken over een bepaald onderwerp te volgen en te beheren.

Medewerkers motiveren

Thumbs Up kan worden gebruikt om medewerkers te prijzen, ze te laten voelen dat ze gewaardeerd worden en het behoud van personeel te verbeteren.

Bespaar tijd

Waar staan de e-mails in 2020?

Kennismanagement helpt uw medewerkers sneller informatie te vinden omdat al uw bedrijfsbeleid, proceschecklisten en andere documenten op één plek worden opgeslagen.

Is een organisatie zonder e-mail mogelijk?

Bedrijven die concurrerend willen blijven, moeten talent aantrekken en behouden door aan hun eisen te voldoen. De moderne arbeider wil in real time samenwerken, regelmatig feedback krijgen en geëngageerd zijn. E-mailoptimalisatie en het gebruik van een communicatieplatform zijn slechts twee van de verschillende wegen die u kunt bewandelen om uw interne communicatie te versterken. Uiteindelijk gaat het erom een methode te vinden die het meest geschikt is voor uw personeel.

Bronnen:

1 – campaignignmonitor.com
2 – wereldnieuws.nl
3 – humancapital.aon.com

Het ware potentieel van uw organisatie ontsluiten

Vraag een consultatie en een demo aan met een van onze experts om te bespreken wat Eko voor uw bedrijf kan betekenen.

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief.

Dank u wel! Uw inzending is ontvangen!
Oeps! Er is iets misgegaan bij het indienen van het formulier.