Admin Snelstartgids

Voordat u begint, vergeet niet om u aan te melden voor een gratis proefversie van Eko en uw mobiele ( iOS & Android ) en desktop apps te downloaden. Houd er rekening mee dat als u zich als eerste in uw team aanmeldt, u automatisch de 'administrator'-rol krijgt toegewezen.

Als beheerder heeft u de mogelijkheid om uw virtuele werkruimte in te richten op een manier die het beste past bij de manier waarop uw bedrijf werkt. Wij weten dat elk bedrijf anders is en willen dat u Eko echt op maat kan maken om aan de behoeften van uw bedrijf te voldoen, wat zal helpen om de adoptie op lange termijn te stimuleren, aangezien gebruikers echt waarde winnen van het platform. Hier is een korte handleiding om u te laten zien hoe u functies in het Admin Panel kunt beheren om dit te bereiken. Laten we aan de slag gaan!

Admin Panel ( Admin Console )

Het Admin Panel is verantwoordelijk voor het beheer van al uw gegevens binnen het Eko-netwerk. Dit omvat uw bestaande gebruikers, bedrijfsprofiel, Group Chats en Broadcasts. Alle communicatie binnen Eko wordt binnen het netwerk op een veilige manier beperkt.

Het adminpanel is toegankelijk via de webbrowser.
US Server : https://app-h1.us.ekoapp.com/login
EU Server : https://app-h1.eu.ekoapp.com/login
SEA Server : https://app-admin.sea.ekoapp.com/login

*Dit is de server die u hebt geselecteerd bij het aanmaken van de werkruimten/netwerk, in plaats van uw kantoorlocatie
Bij
succesvolle aanmelding zal het systeem doorverwijzen naar het thuisdashboard van het Admin Panel waar u de instellingen van uw virtuele werkruimte naar uw voorkeur kunt configureren.

Laten we beginnen met het aanpassen van uw werkruimte

Begin met het klikken op Manage Company Profile
*Hier kunt u de naam van de werkruimte, het thema/de kleur aanpassen en een logo toevoegen. Door Eko te personaliseren om uw bedrijf te weerspiegelen, maakt u het platform vertrouwd voor de gebruikers en stimuleert u de interne branding.

Collega's uitnodigen om zich bij uw netwerk aan te sluiten

Als samenwerkings- en communicatiemiddel kunt u Eko het beste samen met uw collega's gebruiken. Nu je je werkplek met succes hebt ingericht, nodigen we mensen uit om samen met jou aan de slag te gaan.

Volg de onderstaande stappen:

Optie 1 : Uitnodigingsmails versturen

Klik op de knop 'Collega's uitnodigen' in de rechterbovenhoek van uw Eko-dashboard*
Eenmaal aangeklikt ziet u een pop-up met 3 opties:

  • Uitnodigen via e-mail: zeer populair omdat de meeste bedrijven zakelijke e-mails hebben en de uitnodigingsmail aanpasbaar is.

  • Uitnodigen via SMS: het kan zijn dat uw collega geen bedrijfs-e-mailadressen heeft, zodat u hem of haar kunt uitnodigen via zijn of haar telefoonnummers.

  • Drukinstructie: voeg een fysiek uitnodigingsdocument toe in de trainingspakketten of als poster in de vergaderzaal.

Optie 2 : Pre-Create gebruikers

U kunt ook uw collega's als gebruikers aanmaken om ze op weg te helpen.

💡Top tip: U kunt een gebruiker een admin maken nadat u deze heeft toegevoegd.

Creëer groepspraatjes

Chatgroepen helpen je weg van de vertragingen en het gebrek aan transparantie die gepaard gaan met lange e-maildraden en stellen je in staat om in real-time te communiceren met relevante teamleden. Dit kan gebaseerd zijn op afdelingen, locatie of projecten.

  • Klik op Chatgroepen aanmaken

  • Selecteer de collega's die u wilt toevoegen aan de groep

*Deze functie zal helpen om collega's al in groepen te plaatsen zodra ze Eko gaan gebruiken.

Creëer Uitzendingsgroepen

Broadcast Groups helpen u om in één klap de juiste groep medewerkers, of het hele personeelsbestand, aan te kondigen. Dit helpt u om afstand te nemen van de mond-tot-mondreclame informatiestroom en zorgt ervoor dat niemand buiten de lijntjes valt bij kritische updates. U kunt ook leesbonnen controleren om het verlovingspercentage van uw team te zien.

  • Klik op Uitzendingsgroepen aanmaken

  • Relevante mensen toevoegen aan de Broadcast Group
    *Sommige groepsvoorbeelden zijn: Nieuws en Evenementen, Aankondigingen, Alle bedrijven

Creëer Broadcast Banners

Op een vergelijkbare manier als Broadcast aankondigingen, zijn Banners een geweldige manier om direct met uw hele bedrijf te communiceren. U kunt deze aanpassen om nieuws te delen, herinneringen over feestdagen te sturen of alles te delen wat van toepassing is op de bedrijfscultuur. Banners zijn visueel aantrekkelijk en een geweldige manier om het lezerspubliek te stimuleren.

  • Klik op Broadcast Banners aanmaken

  • Maak een nieuwe Broadcast Banner voor het hele bedrijf
    *U kunt een artikel van het internet of uw eigen geschreven inhoud toevoegen

  • Selecteer, afhankelijk van het leesmateriaal, of de lezer de banner al dan niet kan afwijzen

  • Voeg de kleur en de achtergrondafbeelding toe voor leuke manieren om op te vallen

💡Tip: U kunt tot 10 banners tegelijk toevoegen!

De Bibliotheek opzetten

Eko's Bibliotheek dient als centrale kennisbank voor uw bedrijf.
Het is een plek waar u interne documenten kunt opslaan, zoals onboarding-documenten, procesrichtlijnen, HR-beleid of andere materialen die nodig zijn om uw teams goed te laten presteren in hun rol. Via de bibliotheek kunt u trainingen en e-learning voor medewerkers digitaliseren en ervoor zorgen dat iedereen zich consequent ontwikkelt in zijn of haar rol.

  • Klik op de LIbrary beheren

  • Upload nuttige documenten en materialen voor uw personeel

  • Klik op Maken om een map toe te voegen

  • Voeg de kleur en de achtergrondafbeelding toe voor leuke manieren om op te vallen

*We raden het gebruik van PDF-formaten aan, zodat medewerkers het gemakkelijk kunnen downloaden voor latere toegang

tot 💡Tip: Beheerders kunnen voor elke map een weergave-instelling voor de rechten instellen.

Beheer het portaal

De Eko Portal is speciaal ontworpen om al uw huidige geïmplementeerde werkpleksoftware te centraliseren op één plaats. Met de one-stop-hub hoeven medewerkers niet langer te jongleren tussen verschillende tools en kunnen ze allemaal via Eko toegang krijgen zonder het platform te verlaten, wat het werk efficiënter en productiever maakt.

  • Klik op Beheer de Portal
    *Denk aan een site die nuttig zou zijn om toe te voegen als bedrijfswebsite, werknemersportalen, sociale netwerken van het bedrijf

  • Voeg alle belangrijke portalen voor werknemers toe om gemakkelijk toegang te krijgen op één plaats.

❗Remarks: Geïntegreerde tools moeten ALLEEN
een web-based software zijn 💡Tip: Single sign-on ( SSO ) /oauth oplossing is beschikbaar. Klik hier om meer te zien

Opstellen van formulieren

Formulieren helpen u bij het digitaliseren van de manier waarop u werkt, waarbij de vertragingen en verspilling die gepaard gaan met papierzware processen worden weggenomen. Formulieren helpen ook om informatie te verzamelen op één plaats voor een eenvoudige audit, zodat u beter inzicht krijgt in de efficiëntie of het niveau van de betrokkenheid bij uw verschillende functies.

  • Ga aan de slag door op het tabblad 'Formulieren' in het Admin Panel te klikken en pas uw formulieren eenvoudig aan.

  • Voeg de verschillende stadia toe die u in de formulieren wilt opnemen.
    *Voorbeelden van formulieren kunnen PTO-formulieren zijn, inventariscontroles, verlofaanvragen of elk ander proces dat u wilt digitaliseren.

  • Maak goedkeuringshiërarchieën mogelijk en stel deadlines om de zaken soepel te laten verlopen.

💡Tip: Begin met een opsomming van welk proces u van plan bent te transformeren, en trek dan uit wat er in elke fase nodig is om het totale proces te voltooien. Dit maakt het gemakkelijker voor u om het op te zetten. Echter, als u problemen heeft met het opzetten van de formulieren, is Eko Customer Success er om u te helpen! E-mail ons hier : success@ekoapp.com

Opstellen Ontdekken

Samenwerken in een virtuele werkplek betekent niet dat je de sociale elementen die zo cruciaal zijn voor het succes van het werk niet kunt behouden. Eko's Discover stelt u in staat om hubs te creëren waar medewerkers zich kunnen verzamelen en met elkaar in contact kunnen komen door middel van enquêtes, pulls en thematische forums. Dit helpt om uw teams betrokken te houden en de werkplekgemeenschap te versterken.

  • Om te beginnen met het creëren van de Discover sectie, heeft u hubs nodig

  • Creëer hubs op basis van de belangen van het bedrijf en de werknemer

  • Voeg een omslagafbeelding toe om de hub aantrekkelijk te maken voor gebruikers

Best Practices: Applicatie Startplan

Wil je weten hoe andere bedrijven Eko succesvol uitrollen naar het gehele personeelsbestand?

Andere middelen

We hebben genoeg andere nuttige informatie om u te begeleiden bij uw Eko-ervaring. Bekijk hieronder onze verdere lectuur.